Шаг 1. Решите, кто отвечает на звонки
До любой настройки нужен один ответ: кто принимает звонки. Бесплатная АТС рассчитана на команду до 3 человек на телефоне. Запишите их — именно они станут пользователями. Остальных сотрудников можно подключить позже или вовсе не подключать.
Шаг 2. Выберите номер
Номер — единственное, что в любом случае оплачивается отдельно. Городской или мобильный стоит от 299 ₽ в месяц. Если клиенты звонят из разных регионов и вы хотите, чтобы звонок был для них бесплатным, подойдёт номер 8-800. Уже есть номер, который печатан на визитках? Сообщите о нём в заявке: возможность переноса зависит от текущего оператора, мы проверим и скажем честно.
Шаг 3. Нарисуйте маршрут звонка
Достаточно ответить на четыре вопроса:
- Что услышит клиент сразу — только название компании или короткое меню?
- Кому звонить первым и сколько секунд ждать, прежде чем звонить следующему?
- Куда уйдёт звонок, если никто не ответил — на мобильный руководителя, в очередь или в голосовую почту?
- Что происходит в нерабочее время?
Готовые маршруты для разных команд собраны на страницах сценариев: салон, отдел продаж, мастера на выезде, клиника, интернет-магазин, автосервис. Выберите ближайший и меняйте под себя.
Шаг 4. Подготовьте тексты
Приветствие и меню записываются один раз. Не придумывайте их с нуля: генератор текстов соберёт комплект — приветствие, меню, фразу для очереди и сообщение на нерабочее время — с хронометражем. Если разговоры будут записываться, клиента об этом нужно предупредить в приветствии.
Шаг 5. Подключение и настройка
Оставьте заявку. Мы уточним, сколько человек отвечает на звонки и какой маршрут вы выбрали, подключим номер, заведём сотрудников и настроим приветствие и порядок дозвона. Подключение и настройка бесплатны. Сотрудникам остаётся поставить приложение на компьютер или смартфон.
Шаг 6. Проверьте звонки
Перед тем как печатать номер на визитках, проверьте маршрут сами:
- позвоните с мобильного и убедитесь, что приветствие звучит и меню работает;
- не отвечайте — посмотрите, через сколько секунд звонок уйдёт на запасной маршрут;
- позвоните одновременно с двух телефонов: вторая попытка должна попасть в очередь;
- позвоните в нерабочее время и оставьте сообщение голосовой почты.
Что сделать после подключения
Через неделю посмотрите на список пропущенных звонков и решите, кто и когда по нему перезванивает. Это самая частая точка, где теряются клиенты, и никакая настройка её не закроет — только договорённость внутри команды.